Представители Ukrainian Volunteer Service, «Общественного хаба» и Киевского молодежного центра на пальцах рассказывают, как организовать масштабное мероприятие. И дают 26 советов, как сотрудничать с волонтерами, продвигать мероприятие в соцсетях, выстраивать логистику и не сгореть. А посмотреть, как эти советы работают на практике, можно 18 ноября на «важности» — фестивали возможностей для молодежи в общественном секторе. Регистрация еще открыта. как организовать мероприятие.
oooo.plus_1458
Мария Донец , Ukrainian Volunteer Service
oooo.plus_1414
Сергей Зайченко , «Общественный хаб»
oooo.plus_1828 (1)
Светлана Пустовая , Киевский молодежный центр


Как распределять ответственность, обязанности и ничего не забыть?



Совет №1. Не начинайте что-то делать, пока все не поняли «зачем» не расписали подробно «как» не договорились об «что именно» и не придумали, как это все назвать. Лучше все продумывать, заполняя страницу проекта в «Фейсбуке»: это поможет сразу структурировать информацию.



Совет №2. Нету презентации — нет проекта. Создай презентацию на 10-15 слайдов для партнеров, спонсоров, потенциальных организаторов. Визуализация, в отличие от слов, помогает четко представить, как будет выглядеть проект.



Совет №3. Распределения обязанности в команде. Всегда должно быть менеджерская позиция для человека, который будет наблюдать за всем «сверху» (и подхватывать срочные задачи), а также ответственные за направления, ведь без них придется переделывать или делать все с нуля.



Совет №4. Учитывай мотивацию и желание каждого при распределении. Нужно общение и новые знакомства? Координатор волонтеров. Нужны связи с организациями, компаниями? Направление фандрайзинга, поиска партнеров и спонсоров. Приобрести опыт в журналистике? SMM, PR.

event4 (1)
Совет №5. Задача нужно максимально конкретизировать и расписывать все детали. Можно сделать это на доске Kanban или создавать карточки в Trello. Что ни записано — того не существует. Также не забывай о дедлайны и максимально отражает процесс выполнения задания.



Совет №6. Когда ты координирует все вместе, а оно горит и ты ничего не успеваешь, не забывай о команде. Хочешь сделать идеально — делай самостоятельно, но это касается только маленьких проектов. Во всех других случаях учись делегировать задачи и не забывай давать человеку чувство ответственности. Скажи ей, что не просто просишь помочь с поиском партнеров, потому что нет возможности. Подчеркни, что делаешь это и потому, что доверяешь ее коммуникативным навыкам.

При делегировании попроси повторить, а лучше записать задачу того, кому его делегировали. Иначе рискуешь запустить испорченный телефон.



Совет №7. Помни, что без волонтеров ваш проект не состоялся. Чем больше людей чувствует причастность к проекту, тем больше людей будут участвовать, напишут о нем и расскажут другим. Перед тем, как искать волонтеров через Google-формы, распишите подробно, куда, сколько и кто вам нужен.



Совет №8. Диалогов в «телеграмме» или «Фейсбуке» много не бывает. Создавай их для координаторов по направлениям деятельности, для волонтеров — и все всегда будут на связи. Это удобно использовать для коммуникации до, во время и после проекта.

Совет №9. Обратная связь. Нужно обсудить все плюсы и минусы, все успешно и плохо выполненные задания. Поблагодари всем вместе и отдельно, вживую и в диалогах. Напиши отдельные посты для партнеров и спонсоров, не забудь о фото- и видеоотчеты.

event3 (1)

реклама

Как эффективно работать с волонтерами?

Совет №10. Волонтеры на западе — прежде всего, люди, которые создают уникальную атмосферу, а уже потом помогают функционально. Позаботься о том, чтобы они были счастливы и четко понимали цели и ценности мероприятия, которому помогают. 



Совет №11. Обязательно знаком волонтеров с командой организаторов, их координатором и друг с другом до заката. Так называемую «интеграционную встреча» можно проводить за несколько дней до старта проекта. У людей, которые уже знакомы и знают интересные факты друг о друге, больше мотивации работать вместе. 



Совет №12. Волонтеры должны иметь только одного координатора среди организаторов. Все задачи во время мероприятия, перемещения и срочная работа должны передаваться через этого человека. Это помогает избежать хаоса и выстраивает доверие у волонтеров. Так они уверены, что их никто не заставит выполнять ту работу, на которую они не рассчитывали.


Совет №13. Обсуждай заранее детали о работе, правила и расписание. Визуализируй всю необходимую для волонтеров информацию. Распространи их в общих чатах, личных сообщениях и отправь на почту. Она всегда должна быть под рукой, чтобы волонтеры не трогали координатора относительно мелочей. Обязанности волонтеров было бы идеально проговорить заранее, на интеграционной встречи вместе со всеми волонтерами.



event2 (1)Совет №14. Продумай, как ты будешь поощрять и мотивировать волонтеров. Ведь волонтерство — это не бесплатный труд. Позаботься о том, чтобы им было по крайней мере комфортно и весело. Как вариант, узнай, с которым гостем или выступающим хочет познакомиться волонтер, и посодействуй этой встречи.



Совет №15. Не забывай о визуальную часть. Волонтеры должны отличаться и быть заметными. Если бюджет на футболки или ценные раздаточные материалы нет, используйте альтернативные варианты — набор наклеек, индивидуальные бейджи или браслеты на руку. Это также поможет людям почувствовать их важность и уникальность.



Совет №16. Собирай волонтеров в чате в одном мессенджере для коммуникации во время и после мероприятия. 



Совет №17. Заранее реши, кто из волонтеров на какой позиции будет работать, и предупреди их. Так ты сможешь корректировать «карту волонтеров» согласно их пожеланиям. 



Совет №18. Помни: волонтеры — это люди, которые тратят свое время на помощь тебе, потому что ты и твоя событие им нравится. Улыбайся! Радуйся их присутствии и покажи, что ты ценишь их как членов команды. Покажи, что они незаменимы, и уважай их внимание и время. 



event1 (1)

Как и где рассказывать о мероприятии?


Совет №19. Продвижение очень тесно связано с идеей мероприятия. Перед началом коммуникаций нужно очень четко понять: для кого это мероприятие, чем он полезен, что мотивирует людей прийти, а что нет.


Например, на фестивале «Важности» целевой аудиторией были активны школьники и студенты. На фестивале они могут познакомиться с организациями, которые требуют новых волонтеров и стажеров, а еще послушать лекции и завести полезные контакты.

Что касается мотивации, то молодежь интересуют вызовы, и они хотят приобщаться к глобальным движений, чтобы чувствовать себя важными, незаменимыми и полезными. Поэтому общественные организации для них привлекательнее коммерческие, и такая среда мотивирует их прийти. Зато отпугнуть их может непонятность формата, поэтому мы стараемся коммуницировать и объяснять идею максимально просто.  

Совет №20. Когда пишешь описание события, пиши только по существу. Стиль — второстепенное, а абстрактные прилагательные не помогут понять суть. Поэтому ответь на вопрос: что конкретно будет, для кого это, условия участия.



questionСовет №21. Поражать и привлекать внимание надо визуальным частью картинками к постам и обложкой мероприятия. Можно использовать банки бесплатных фото и оформлять картинку с помощью различных сервисов .
 

Совет №22. Попроси друга-дизайнера сделать вам картинку. Плохие картинки очень отпугивают, поэтому не делай самостоятельно, если не умеешь. Если же вообще без вариантов, то хотя бы посмотри бесплатные базы с макетами брошюр и постеров, и попробуй сделать что-то на основе них.


Совет №23. Это очень зависит от аудитории, но почти во всех случаях следует делать акцент на распространении информации в «ФБ», ведь у него удобный механизм таргетирования нужных групп людей.



Совет №24. Не женись по количеству репост и упоминаний: лучше уделить время поиска групп и сообществ в соцсетях, где «сидит» нужна аудитория. Проси лидеров мнений определенной сферы написать приглашение.

Совет №25. Не бойся получить отказ. Так, паблик или блоггеры могут отказываться писать о ваше мероприятие, но если ты не попробуешь, они этого точно не сделают. Возможно, хотя бы на 1 из 30 вежливых обращений кто отреагирует, но это уже будет хоть что-то.


Совет №26. Если кто-то нажмет «пойду» или «интересно», много друзей этого человека увидят это в ленте. Поэтому есть смысл приглашать всех друзей, которых интересует мероприятие. И попроси это сделать всех организаторов.